Administrative Unterstützung des Facility Managements zur Koordinierung von Fremdfirmen, Lieferantenbesuchen des Einkaufs, Beschaffung und Koordination von Caterings (auch für Gruppen-Events).
Eigenständige Durchführung von administrativen und organisatorischen Aufgaben: Bearbeitung und Vorauswahl des Schriftverkehrs, Priorisierung und entsprechende Weiterleitung.
Erstellung und Überwachung von Bestellungen im System Oracle für den Bereich Facility Management in Zusammenarbeit mit dem Einkauf und der Buchhaltung.
Erstellung und Überarbeitung von anspruchsvollen Präsentationen in Deutsch und Englisch.
Erstellung und Pflege von Kennzahlen und Reports, Ablage und Überwachung von Wartungsberichten und gegebenenfalls Mängelbeseitigung in Abstimmung mit dem Facility Management.
Übernahme von standortbezogenen Projekten, wie beispielsweise die Strukturierung von Lager und Archivräumen.
Kenntnisse
Kaufmännische Ausbildung oder vergleichbare Berufsausbildung mit mindestens 3 Jahren Berufserfahrung im Officemanagement oder Rezeption
Sehr gute MS Office Kenntnisse, vor allem in PowerPoint und Excel
Sehr gute Deutsch
und Englischkenntnisse in Wort und Schrift
Vertrauensvoller Umgang mit sensiblen Informationen
Sehr gute Kommunikationsfähigkeiten und selbstsicheres Auftreten
Teamfähigkeit
Organisationstalent, Zeitmanagement und Durchsetzungsvermögen
Internationale Unternehmenserfahrung ist von Vorteil